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營收連3年創新高,聯強總裁:制度是我們的信仰

2019/11/07 提供機構:商業周刊
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杜書伍砸50億蓋新總部 管最多的為何是一面窗簾?

整理●張庭瑜



曾說自己是「半個建築人」的杜書伍,對新總部的每個細節都仔細琢磨,也被開玩笑,平常節儉但蓋大樓時手感特別大。(攝影者.郭涵羚)

大家總說領導人應該「抓大放小」,但是,最近宣布將斥資逾50億元、在南港蓋新總部的聯強總裁杜書伍,卻告訴商周,他為這棟大樓花最多時間溝通的一件事,是窗簾。

去年剛度過30週年的全球第二大3C通路服務商,近年布局數據中心、資安、雲端等領域,交出營收連續第三年創新高的成績,毛利率也從去年的3.78%提高到今年第二季的4.33%。雖然,受美中貿易戰衝擊,聯強第三季營收成長下滑,在企業普遍為全球經濟前景憂心下,杜書伍仍決心投入超過1年淨利的75%蓋總部。

這是他口中「百年的事情」,意指要讓這棟樓的投資價值歷百年而不衰。籌畫過程中,也體現聯強30幾年來,無論是賣規格化的手機、電腦,或者是近年切進少量多樣、客製化的物聯網以及雲端服務,背後所奉行的同一套信念:制度化管理。

從一面窗簾,看杜書伍這位「細節控」,如何由小見大,貫徹「規格帶來效率」的經營思考。以下是他口述摘要:

柱距、坪數模組化
連蓋辦公室都有SOP


聯強很重要的文化,是不斷的從經驗中去整理、提煉,變成一套一套的知識,然後知識就可以成為公司決策的一套制度。所有東西都可以制度化,這是我們的信仰。

過去,我們在全球蓋了很多運籌中心、辦公樓,漸漸整理出一套蓋的時候要注意哪些事。把公設、格局、租金跟物業費都涵蓋進來計算,就能夠比較不同大樓的「每工位使用成本」。

第一,我們很注重柱子的距離。這次我跟他(建商)講,(柱距)可不可以多給我20公分?20公分就差將近20%的座位,我本來可以排5排(座位),變成排4排。大家都不注意這個,所以使用坪效很差。

第二,我們對房間格局有一套標準規範,只有大、中、小3個尺寸,可以當辦公室、會議室、儲藏室等等,涵蓋所有用途。大房間可以坐12個人,也可做高階主管辦公室;中會議室大概是6到8人;小空間大概(容納)4人。

所有的東西都設想好,就是這樣的規格,不需要第四種。像這個辦公室(指目前租用的總部),我們住了30幾年,格局幾乎沒有變。在我們這個行業裡面,其實,學會了一個法則,就是要把複雜的東西簡單化,才能夠讓很多人會用。

做系統的人都知道,一定要模組化,模組化代表每一個地方都可以換。而客製化就是,那我到底要兜多少東西?就像套餐,前菜有3種,你要選哪一個?後面的甜點,你要咖啡還是茶?好像在玩拼圖,但它有個規則,所以你很好拼。系統要能夠大量去銷售,一定要走到這樣的階段。

我先講一個故事。1978年,我負責推廣英特爾microprocess(微處理器)。第一件事,是開課訓練客戶的工程師,後來我規畫了怎樣報名、報名費怎麼收、上課時要準備什麼東西等。

整個流程的SOP設計好後,就叫助理去做,我就去忙另一件事。(但)當我回過頭來再看課程,已經零零落落,把它弄好後,再回去看我原本做的事(指當時在神通電腦負責快訊),也是零零落落。

那時我就問自己,我杜書伍這輩子只能做2件事情嗎?只有在這2件事情上來來回回?假如不是的話,我應該要注意什麼?

不是建完制度就沒事....
重點在養成紀律、隨時優化

後來,我就盯著他(助理)養成習慣、上軌道。因為習慣還沒有養成,就會有一搭沒一搭的,到後來整個SOP就不存在了。這是我在很年輕的時候就體悟到的管理重點。

我們(聯強)的組織怎麼做?首先,公司每一個人都要做月報,整理他的經驗、角色扮演,告訴我這個月做了什麼、看到什麼、發現什麼,這個就是整理的功夫。

第二個是,我們很清楚,運作人員每天要不斷處理他面對的事物,其實沒有比較長的時間能夠靜下心來做規畫。我們政策是把分工拆開,總部有規畫人員,不斷蒐集每個國家的經驗,整理轉換成制度,制度又把它轉換成ERP(企業資源規畫系統),然後再給運作的人去用。

我們把經驗變成知識,把知識變成制度,制度變成我們的ERP,現在總部大概近400人在做這個事。

制度就是公司的know-how(訣竅)所在。很多人排斥制度,其實他就是排斥know-how。know-how怎麼樣轉化成公司優勢?一定是要變成制度,讓大家去用它,然後產生對外的競爭力。

為什麼常設總部有這麼多人在規畫制度?其實它不斷優化,不是說一個事情好像做好了,然後就一勞永逸。要隨著外在時空、環境的變化,再加上經驗累積,不斷優化。

我們在買總部(討論設計)時,為了窗簾溝通很久。(因為)你走在馬路上,稍微注意一下,每一棟大樓都變得非常難看,就是窗簾,高高低低。

窗簾漏光、節能效果
考驗領導人連貫思考能力


除了美觀,要是不預先考慮好的話,窗台和窗簾中間一定有縫隙,不會完全契合,就會漏光。因為我們做事情常是分階段,外牆是營建去做,窗簾是裝修去做,然後使用者進來的時候,一看就傻眼了。這些都是連貫思考的問題。

商周問:窗簾漏光,影響會大嗎?

會干擾到員工的視覺,就會影響到他的感覺,然後室內燈光開得很亮,但感覺很暗,那整個辦公室的氛圍,就不是很舒適。我的理念是,辦公室就要簡潔、優雅、明亮。

我們(未來總部的窗簾)是5層的,一片玻璃,後面再鍍一層膜,惰性氣體放中空(間),然後再一片玻璃,後面再一個百葉(窗簾),接著再一片玻璃等??。

玻璃下面有一個小細縫,室內冷氣透過小細縫灌進窗內,外面進來的熱氣被推上去,在天花板小細縫排出去,進入迴風系統,節能效果非常好。其實仔細計算,長期下來,花這個錢是值得的。

買一件衣服,可能穿3到5年就可以再換,但是一棟樓可能是100年。若不(在使用設計上)投資,去蓋一個10年以後就會落伍的東西,那麼折舊下來成本更高。所以一開始,你可能要增加20%的營建費,但你可以(用)100年。

商周問:但是這些細節,需要由領導人來做嗎?

第一個就是新的事情,我一定會跳下去參與,因為,我自己也必須要了解新的事情,否則根本沒有辦法做判斷。

另外一個是,使用頻率低的,我會親自下去督導。使用頻率低代表,你經常會忘掉以前怎麼做,例如找辦公室,大家都沒有經驗,一輩子也不會買幾次房子。

漸漸我就會把它交給規畫單位,我會盯著他說,你們已經接手這個東西,所以就不斷往前滾動。我不會被老的事情綁住,除非是金額很大、不常做的事,那我會看著說他們有沒有注意到。

推測未來會怎麼樣?
用長期思維整合各部門


做一個CEO或者高級主管,有一個很重要的職責,叫作整合。因為(不同部門)功能跟功能之間的搭配,往往會有gap(斷層),做為一個高階主管,因為你懂各部門的情形,你就要去做整合。

我們的組織架構或者機制,大方向在早期就定下來,這也是因為我比較會長考,有好多東西我會去推演說,5年以後怎麼樣?10年以後會怎樣?我不斷去拆解這行業的架構,拆成一個個element(元素),每一個都會去優化。然後,隨著外在環境,這個element本身再去做比重的變化。

所以萬事都可規格化,某種程度的「萬用」,在聯強裡一直是存在、慣用的概念。

本文由商業周刊提供


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